15 mẹo và thủ thuật Microsoft Word sẽ giúp mọi người dùng làm việc hiệu quả hơn





Thật dễ dàng để coi Microsoft Word là phần mềm tất yếu trên các máy tính, mặc dù nó nổi tiếng là một trình xử lý văn bản dễ sử dụng.

Tuy nhiên, ngay cả những người dùng Word hàng ngày cũng có thể không nhận ra ứng dụng này mạnh đến mức nào hoặc có bao nhiêu tính năng ngoài các lệnh chỉnh sửa đơn giản mà chúng ta đều biết.

{tocify} $title={Table of content}

Mẹo và thủ thuật Microsoft Word

Dành thời gian để khám phá những điều chưa biết của Word có thể làm cho chương trình trở nên hữu ích hơn cho bạn. Nếu bạn bắt đầu sử dụng những thủ thuật này thường xuyên, bạn có thể bắt đầu tự hỏi làm thế nào bạn đã từng đi mà không có chúng.

Dưới đây là 15 mẹo và thủ thuật Microsoft Word yêu thích của chúng tôi, tất cả đều có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng trong khi làm việc.

Sử dụng nút "Hiển thị / Ẩn ¶" của Microsoft Word để hiển thị tất cả các ngắt dòng của bạn

Nếu bạn đang định dạng thứ gì đó phức tạp hơn các đoạn văn bản cơ bản, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch, thì biểu tượng "¶" chính là người bạn của bạn. Điều này cho bạn thấy mọi ngắt dòng trong tài liệu của bạn, đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo tất cả các khoảng cách đều chính xác và nhất quán.

Bạn có thể tìm thấy nút "Hiển thị / Ẩn ¶" trong thanh công cụ "Cài đặt Đoạn văn", theo mặc định, nút này nằm ở đầu màn hình trong tab "Trang chủ". Nó có thể giống như một biểu tượng ¶

.
Các chỉ báo như thế này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian khi định dạng tài liệu của mình. Emma Witman / Business Insider

Các ký hiệu không bị xâm phạm và bạn có thể dễ dàng viết và chỉnh sửa chúng ở chế độ nền hoặc bạn có thể bật và tắt các ký hiệu nếu cần.

Chuyển đổi PDF thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa

Khi bạn mở PDF trong Word, nó sẽ tự động chuyển đổi biểu mẫu sang định dạng .docx, cho phép bạn nhập văn bản vào tài liệu.

Các tệp PDF có thể tải xuống, như W-4, có thể được điền sau khi chuyển đổi sang định dạng tài liệu Word. Emma Witman / Business Insider

Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn điền vào các biểu mẫu từ máy tính của mình, thay vì bằng bút và giấy.

Ký tên của bạn trên bất kỳ tài liệu nào

Tất nhiên, các biểu mẫu quan trọng nhất của bạn cũng có thể yêu cầu chữ ký. May mắn thay, bạn có thể vẽ chữ ký bằng Word và thêm nó vào bất kỳ tài liệu nào.

1. Nhấp vào "Chèn" ở đầu màn hình, sau đó nhấp vào "Hình dạng".
2.Trong phần "Dòng", hãy nhấp vào biểu tượng ngoài cùng bên phải - biểu tượng đó sẽ giống như một nét vẽ nguệch ngoạc. Công cụ vẽ dạng tự do được liệt kê trong "Đường". Emma Witman / Business Insider

3. Con trỏ của bạn sẽ biến thành hình chữ thập. Nhấp và kéo chuột vào bất kỳ đâu để viết chữ ký của bạn. Sau khi bạn hoàn thành, nó sẽ được chuyển đổi thành một bức tranh mà bạn có thể di chuyển và thay đổi kích thước.


Chữ ký của bạn được vẽ trong Word có thể trông không đẹp, nhưng rất dễ tạo và di chuyển. Emma Witman / Business Insider

Viết chữ ký bằng chuột có thể không đẹp, nhưng nếu bạn có màn hình cảm ứng hoặc máy tính bảng vẽ, bạn có thể sử dụng nó thay cho chuột của mình.

Bảo vệ tài liệu riêng tư của bạn bằng mật khẩu

Với mức độ phổ biến làm việc tại nhà, bạn có thể có các tài liệu trên PC tại nhà của mình được các luật như HIPAA đặc quyền hoặc bảo vệ hợp pháp.

Để tăng cường bảo mật, bạn có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu vào tài liệu. Điều này sẽ làm cho nó để bất kỳ ai mở tài liệu sẽ cần phải nhập mật khẩu để xem nó.
1. Nhấp vào "Tệp" ở góc trên cùng bên trái.
2. Trên màn hình xuất hiện, hãy nhấp vào "Bảo vệ tài liệu", sau đó nhấp vào "Mã hóa bằng mật khẩu".
3. Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp mật khẩu cho nó. Bạn có thể nhập bất cứ thứ gì ở đây, nhưng hãy nhớ nó - không có cách nào để khôi phục mật khẩu nếu bạn quên.


Không có bất kỳ quy tắc nào về độ dài của mật khẩu hoặc những ký tự mà mật khẩu cần chứa. William Antonelli / Business Insider

Sử dụng công cụ đọc chính tả để nhập bằng giọng nói

Với nút "Đọc chính tả", ở trên cùng bên phải của menu "Trang chủ" của Word, bạn có thể chuyển lời nói của mình thành lời một cách liền mạch. Điều này rất tốt để ghi chép nhanh hoặc ghi chép các cuộc phỏng vấn.


Bạn có thể cần cấp quyền cho Word để truy cập micrô của PC trước khi có thể sử dụng Dictate. Emma Witman / Business Insider

Bạn có thể cần phải quay lại và thực hiện các chỉnh sửa nhỏ - như mong đợi với bất kỳ phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản nào - nhưng thời gian bạn tiết kiệm được sẽ nhiều hơn mọi chỉnh sửa cần thiết.

Chế độ 'Tập trung' có thể giúp bạn tránh bị sao nhãng khi làm việc

Viết bằng Microsoft Word có nghĩa là viết trên máy tính, có nghĩa là có quyền truy cập vào internet và tất cả những thứ gây phiền nhiễu.

Nếu bạn cần tập trung vào bài viết của mình, hãy xem chế độ "Tập trung" của Word. Điều này đặt tài liệu của bạn ở chế độ toàn màn hình và loại bỏ tất cả các nút, chỉ để lại trang. Nó sẽ giúp ích rất nhiều cho những người viết dễ bị chệch hướng.

Để vào chế độ Tiêu điểm, hãy nhấp vào "Xem" ở đầu màn hình, sau đó nhấp vào "Tiêu điểm".

Bạn có thể thay đổi màu nền nếu thấy màu đen quá chói. Emma Witman / Business Insider

Sử dụng Tìm kiếm thông minh để tra cứu các từ và chủ đề mà không cần rời khỏi Word


Nói về phiền nhiễu, Word cung cấp một cách để tra cứu thông tin mà không yêu cầu bạn phải điều hướng những con đường quanh co, vô tận của Bing hoặc Google.

Tất cả những gì bạn phải làm để sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh là đánh dấu từ hoặc cụm từ bạn muốn tra cứu, nhấp chuột phải vào nó và chọn "Tìm kiếm". Một thanh bên sẽ xuất hiện cung cấp cho bạn các kết quả tìm kiếm hàng đầu.


Còn được gọi là "Tra cứu thông minh", điều này có thể giúp bạn không phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng. Emma Witman / Business Insider

Sử dụng các phím tắt đơn giản để viết các ký tự có dấu hoặc ký tự đặc biệt

Việc gõ các chữ cái có dấu có thể là một khó khăn đối với người dùng song ngữ.

May mắn thay, Word có một số phím tắt giúp bạn dễ dàng thêm các ký tự có dấu. Ví dụ, nếu bạn muốn gõ É, bạn có thể gõ Ctrl + '+ E.

Có quá nhiều nhân vật trong số này để liệt kê ở đây. Nhưng bạn có thể xem trang thông tin riêng của Microsoft để biết các lệnh bàn phím chính xác mà bạn sẽ cần để nhập bất kỳ ký tự nào.

Bạn có thể chèn các ký tự có dấu bằng bàn phím tiêu chuẩn. Microsoft

Sử dụng Trợ lý Sơ yếu lý lịch để nhận trợ giúp từ LinkedIn

Microsoft đã mua lại trang web tìm việc làm LinkedIn, nơi tạo ra một tính năng tuyệt vời trong Word - Resume Assistant.

Điều hướng đến "Xem lại", sau đó chọn "Tiếp tục hỗ trợ" để bắt đầu.

Nhập vai trò và ngành cho lĩnh vực của bạn và bạn sẽ có thể so sánh và đối chiếu sơ yếu lý lịch của mình với các hồ sơ LinkedIn công khai tương tự.


Trợ lý Sơ yếu lý lịch có thể tự động xuất hiện nếu Word phát hiện bạn đang viết sơ yếu lý lịch. Emma Witman / Business Insider

Thêm văn bản trình giữ chỗ điền vào bất kỳ đâu

Giả sử bạn muốn kiểm tra phông chữ trông như thế nào hoặc cách định dạng các trang nhất định, nhưng không có bất kỳ chữ viết nào để kiểm tra. Đây là nơi Lorem Ipsum bước vào.

Lorem Ipsum là văn bản phụ - các từ và câu vô nghĩa có cấu trúc chính xác như các từ và câu thực tế. Nếu bạn chỉ cần văn bản làm trình giữ chỗ, Lorem Ipsum là lựa chọn hoàn hảo cho công việc này.

Nhấp vào vị trí trên trang mà bạn muốn điền văn bản và nhập nội dung này, sau đó nhấn Enter:

= Lorem ()

Theo mặc định, nó sẽ cung cấp cho bạn năm đoạn văn bản. Bạn có thể nhập một số trong ngoặc đơn để chỉ định số lượng đoạn văn bạn muốn.

Khi Lorem Ipsum xuất hiện, bạn có thể chỉnh sửa, định dạng và di chuyển nó giống như bất kỳ văn bản nào khác.

Văn bản điền là một cách tuyệt vời để tiếp tục làm việc trên tài liệu nếu bạn cần định dạng văn bản chưa tồn tại. Emma Witman / Business Insider

Bấm đúp để viết bất kỳ đâu trong tài liệu Word

Nếu bạn muốn viết văn bản trên một phần cụ thể của trang, bạn không cần phải kết hợp phím Enter và phím cách để truy cập vào phần đó. Chỉ cần nhấp đúp vào bất kỳ phần nào của trang trống để di chuyển con trỏ của bạn đến đó và bắt đầu viết.

Đây là một cách tuyệt vời để ghi nhanh các ghi chú vào bảng trắng hoặc kiểu Post-It-like.

Sử dụng tính năng "Dịch" của Word để đọc và viết bằng tiếng nước ngoài

Để dịch văn bản sang ngôn ngữ khác, tất cả những gì bạn phải làm là chọn văn bản, nhấp chuột phải và nhấn vào "Dịch" trong Word.

Bảng Translator sẽ hiển thị văn bản, sau đó bạn có thể chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch nó sang.

Sau đó, bạn có thể đặt văn bản đã dịch vào tài liệu bằng "Chèn".

Word sẽ không viết bài luận tiếng Tây Ban Nha cho bạn, nhưng nó có thể giúp bạn dịch nhanh chóng. Emma Witman / Business Insider

Sử dụng Ctrl để chọn toàn bộ câu cùng một lúc

Các phím tắt lựa chọn cho phép bạn tiếp cận nhanh chóng để chỉnh sửa các câu hoặc nhiều dòng văn bản trong các khu vực riêng biệt trong tài liệu của bạn.

Nếu bạn giữ phím Ctrl và nhấp vào một từ, bạn sẽ đánh dấu toàn bộ câu có trong đó. Nếu bạn tiếp tục giữ phím, bạn có thể nhấp đúp vào các từ hoặc dòng khác để chọn chúng, ngay cả khi chúng không được kết nối. Điều này cho phép bạn chỉnh sửa tất cả văn bản đã chọn cùng một lúc, thay vì từng cái một.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian - và cả cổ tay của mình - bằng cách định dạng lại nhiều dòng trong Word bằng phím "Ctrl". Emma Witman / Business Insider

Sử dụng các mẫu tạo sẵn để tiết kiệm thời gian

Thay vì bắt đầu từ đầu khi xây dựng sơ yếu lý lịch, menu, tài liệu quảng cáo hoặc các dự án khác, bạn có thể sử dụng mẫu Word. Các mẫu này được cung cấp bởi Microsoft và thiết lập trang để bạn có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức.

Bạn sẽ thấy các mẫu xuất hiện bất cứ khi nào bạn tạo một tài liệu mới. Để sử dụng một, chỉ cần nhấp vào nó.

Bạn cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm các mẫu mới, ngoài bộ cài đặt sẵn.

Các mẫu có thể là một cứu cánh nếu bạn không chắc chắn về cách bắt đầu một dự án. Emma Witman / Business Insider

Tạo mẫu tùy chỉnh cho các dự án phổ biến nhất của bạn

Nếu bạn thấy mình thường xuyên viết cùng một loại tài liệu - có thể bạn là sinh viên cần đặt tiêu đề trên mỗi tờ giấy - bạn có thể tạo một mẫu tùy chỉnh, để Word đảm nhận công việc bận rộn.

Tạo một tài liệu mới và định dạng nó theo cách bạn muốn. Sau đó, đi tới "Lưu dưới dạng" và thay đổi loại tệp thành "Mẫu Word (* .dotx)."

Lưu tài liệu của bạn dưới dạng tệp .dotx sẽ cho phép bạn tải nó dưới dạng mẫu trong tương lai. Emma Witman / Business Insider

Word sẽ đưa bạn đến menu "Mẫu Office Tùy chỉnh", nơi bạn có thể lưu mẫu mới của mình với một tên duy nhất. Và trong tương lai, bạn sẽ thấy mẫu xuất hiện dưới tiêu đề "Cá nhân" khi bạn tạo một tài liệu mới.

Chỉ cần nhấp vào mẫu tùy chỉnh của bạn và bạn sẽ nhận được một tài liệu Word được định dạng theo cách chính xác mà bạn đã lưu nó.



Nguyễn Hoàng

Thích viết, thích chia sẻ những gì mình biết. Mặc dù viết không hay. Nên không quan tâm người ta có thích đọc không? :D

Đăng nhận xét

Mới hơn Cũ hơn